Tässä selosteessa kerrotaan, miten Koodikioski käsittelee henkilötietoja omiin tarkoituksiinsa Kuisku-palvelun myynnissä, tilaamisessa, asiakassuhteessa ja laskutuksessa sekä Kuiskun esittelysivulla.
Seloste ei koske ilmoituskanaviin tehtyjä ilmoituksia. Niiden rekisterinpitäjä on se organisaatio, jonka kanavaan ilmoitus tehdään. Koodikioski käsittelee ilmoituksia vain organisaation lukuun käsittelysopimuksen mukaisesti. Tietoja ilmoitusten käsittelystä saat kyseisen organisaation tietosuojaselosteesta.
4.1 Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot
Tmi Koodikioski (Sakari Salo, toiminimi), Y-tunnus 3522973-7, Kanttikivi 3, 92130 Raahe. Sähköposti sakari@koodikioski.fi, puhelin 044 3550032. Tietosuoja-asioiden yhteyshenkilö on Sakari Salo. Koodikioski ei ole nimittänyt tietosuojavastaavaa (DPO).
4.2 Rekisteröidyt, tiedot, tarkoitukset ja oikeusperusteet
| Rekisteröidyt ja tiedot | Tarkoitus | Oikeusperuste | Säilytysaika |
|---|---|---|---|
| Asiakasorganisaation tilaaja, pääkäyttäjä ja laskutuksen yhteyshenkilö: nimi, rooli, työsähköposti, puhelin (jos annettu), organisaatio, Y-tunnus, laskutustiedot (OVT, välittäjätunnus, laskutusviite), ehtojen hyväksyntä (aika ja versio) | Tilauksen vastaanotto ja varmentaminen, sopimuksen toteuttaminen, asiakasviestintä, tuki ja laskutus | Oikeutettu etu (6 art. 1 f): asiakassuhteen hoitaminen organisaatioasiakkaan kanssa | Asiakassuhteen ajan ja 2 vuotta sen päättymisen jälkeen |
| Asiakkaan nimeämät ilmoitusten käsittelijät: nimi, rooli, työsähköposti | Käyttäjätilien ja kirjautumisen hallinta sekä palvelua koskevat ilmoitukset (esim. huoltokatkot ja ehtomuutokset) | Oikeutettu etu (6 art. 1 f): palvelun tuottaminen ja tietoturva | Kunnes Asiakas poistaa käsittelijän tai sopimus päättyy; lisäksi käyttöehtojen kohta 2.9 |
| Kirjanpitoaineisto: laskut, maksut ja niihin liittyvät yhteyshenkilötiedot | Kirjanpito ja verotus | Lakisääteinen velvoite (6 art. 1 c), kirjanpitolaki (1336/1997) | 6 vuotta sen vuoden lopusta, jona tilikausi päättyi (kirjanpitolaki 2 luku 10 §) |
| Yhteydenottajat (sähköposti, puhelin, verkkolomakkeet): nimi, yhteystiedot, organisaatio, viestin sisältö | Kysymyksiin vastaaminen ja tarjoukset | Oikeutettu etu (6 art. 1 f) tai sopimusta edeltävät toimet | 12 kuukautta viimeisestä yhteydenotosta, ellei asiakassuhdetta synny |
| Organisaatioiden yhteyshenkilöt suoramarkkinoinnissa: nimi, tehtävä, työsähköposti, organisaatio, lähetetyt viestit ja niihin liittyvät henkilökohtaiset linkit | Kuisku-palvelun markkinointi organisaatioille (B2B) | Oikeutettu etu (6 art. 1 f): palvelun markkinointi organisaatioille. Voit kieltää markkinoinnin milloin tahansa. | 12 kuukautta viimeisestä yhteydenotosta tai kunnes asiakas kieltää suoramarkkinoinnin. Tieto kiellosta säilytetään, jotta kieltoa voidaan noudattaa. |
| Henkilökohtaisella linkillä esittelysivulle saapuneiden käyttäjien toimintatiedot (ks. kohta 4.3) | Myynnin seuranta ja yhteydenoton kohdentaminen | Oikeutettu etu (6 art. 1 f), eli Koodikioskin etu markkinoida palvelua organisaatioille ja kohdentaa yhteydenotot kiinnostuneille. Etu on arvioitu tasapainotestissä. | 12 kuukautta viimeisestä käynnistä |
| Esittelysivun testisähköpostin vastaanottajat: annettu sähköpostiosoite | Testiviestin lähettäminen pyynnöstä ja väärinkäytösten esto | Oikeutettu etu (6 art. 1 f) / pyynnön toteuttaminen | 12 kuukautta |
| Verkkosivun ja palvelun tekniset lokit: IP-osoite, aikaleima, pyydetty osoite, selaintiedot | Palvelun toimittaminen, tietoturva ja väärinkäytösten selvittäminen | Oikeutettu etu (6 art. 1 f) | 30 päivää |
Oikeutettuun etuun perustuva käsittely perustuu tasapainotestiin. Siinä Koodikioskin etua hoitaa asiakassuhteita, huolehtia palvelun tietoturvasta ja markkinoida palvelua organisaatioille on verrattu rekisteröidyn oikeuksiin. Käsittelemme vain työtehtäviin liittyviä tietoja. Tasapainotestien tiivistelmän saat pyytämällä osoitteesta sakari@koodikioski.fi.
4.3 Henkilökohtaiset linkit ja esittelysivun seuranta
Esittelysivu ei käytä evästeitä, ei tallenna mitään selaimeesi, eikä käytä kolmansien osapuolten analytiikkaa.
Jos avaat sivun sinulle lähetetyllä henkilökohtaisella linkillä, URL-tunniste välittyy palvelimellemme. Kirjaamme sivun käytön vain silloin, kun olet aktiivisesti vuorovaikutuksessa sivuston kanssa (esimerkiksi tutustut sisältöön tai kokeilet demotoimintoja). Tieto yhdistetään linkin saaneeseen organisaatioon tai henkilöön myyntimme kohdentamiseksi, eikä sitä luovuteta ulkopuolisille. Ilman henkilökohtaista linkkiä saapuvista kävijöistä ei kerätä näitä tietoja.
Käsittely perustuu oikeutettuun etuun. Voit vastustaa sitä milloin tahansa (tietosuoja-asetuksen 21 art.) ottamalla yhteyttä osoitteeseen sakari@koodikioski.fi, jolloin lopetamme seurannan ja poistamme kirjaukset. Demolomakkeelle syöttämiesi tietojen käsittelystä kerrotaan erikseen kohdassa 4.2.
4.4 Mistä tiedot saadaan
Saamme tiedot sinulta itseltäsi ja organisaatioltasi (esim. kun tilaaja ilmoittaa käsittelijät). Lisäksi käytämme julkisia rekistereitä (YTJ, verkkolaskuosoiterekisterit) ja markkinointia varten organisaatioiden julkisia verkkosivuja, verkossa vapaasti saatavilla olevia uutislähteitä ja Finderin yritystietoja. Esittelysivun ja palvelun käytöstä syntyy lisäksi teknisiä tietoja.
4.5 Vastaanottajat ja käsittelijät
Koodikioski ei myy tai luovuta henkilötietoja markkinointiin. Seuraavat palveluntarjoajat käsittelevät tietoja Koodikioskin lukuun:
| Vastaanottaja | Tehtävä | Sijainti / siirtoperuste |
|---|---|---|
| Google (Firebase / Google Cloud) | Verkkosivun ja sovelluksen palvelimet sekä tietokanta | Suomi, EU:n vakiosopimuslausekkeet (SCC) ja EU–US Data Privacy Framework (DPF) |
| Cloudflare | Sisällönjakelu, DNS ja tietoturva; käsittelee kävijöiden IP-osoitteita | Globaali verkko (EU/ETA-alueen ja muut datakeskukset) / EU–US Data Privacy Framework ja EU:n vakiosopimuslausekkeet (SCC) |
| Brevo | Sähköpostiviestintä sekä kirjautumis- ja testisähköpostit | EU |
| Maventa | Laskujen laatiminen ja välittäminen | EU |
Tietoja voidaan luovuttaa viranomaisille, kun laki sitä edellyttää (esim. Verohallinto).
4.6 Siirrot EU/ETA-alueen ulkopuolelle
Osa palveluntarjoajista (Google ja Cloudflare) kuuluu yhdysvaltalaisiin konserneihin, ja niiden kautta henkilötietoja, kuten IP-osoitteita, voidaan käsitellä EU/ETA-alueen ulkopuolella. Siirrot perustuvat EU:n vakiosopimuslausekkeisiin (SCC) ja EU–US Data Privacy Frameworkiin (DPF). Saat lisätietoja ja kopion suojatoimista osoitteesta sakari@koodikioski.fi.
4.7 Oikeutesi
Sinulla on oikeus:
- saada pääsy tietoihisi ja saada niistä jäljennös (15 artikla);
- pyytää virheellisten tietojen oikaisemista (16 artikla);
- pyytää tietojesi poistamista (17 artikla), ellei laki edellytä niiden säilyttämistä, kuten kirjanpitoaineiston kohdalla;
- pyytää käsittelyn rajoittamista (18 artikla);
- vastustaa oikeutettuun etuun perustuvaa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseesi liittyvällä perusteella (21 artiklan 1 kohta) ja kieltää suoramarkkinointi milloin tahansa (21 artiklan 2 kohta);
- siirtää antamasi tiedot järjestelmästä toiseen, kun käsittely perustuu sopimukseen tai suostumukseen ja tapahtuu automaattisesti (20 artikla);
- peruuttaa suostumuksesi milloin tahansa, kun käsittely perustuu suostumukseen. Peruutus ei vaikuta ennen sitä tehdyn käsittelyn lainmukaisuuteen.
Lähetä pyynnöt osoitteeseen sakari@koodikioski.fi. Vastaamme viimeistään kuukauden kuluessa. Voimme pyytää lisätietoja henkilöllisyytesi varmistamiseksi.
Jos katsot, että henkilötietojesi käsittelyssä rikotaan tietosuojalainsäädäntöä, sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle: Tietosuojavaltuutetun toimisto, postiosoite PL 800, 00531 Helsinki, sähköposti tietosuoja@om.fi, puhelinvaihde 029 566 6700, www.tietosuoja.fi.
4.8 Tietojen antamisen pakollisuus ja automaattinen päätöksenteko
Tilauksessa pyydetyt tiedot (organisaatio, Y-tunnus, laskutusviite ja vähintään yksi käsittelijä) ovat välttämättömiä palvelun toimittamiseksi. Ilman niitä tilausta ei voida toteuttaa. Muiden tietojen antaminen on vapaaehtoista. Koodikioski ei tee automaattisia päätöksiä eikä profiloi henkilöitä tietosuoja-asetuksen 22 artiklassa tarkoitetulla tavalla.
4.9 Tietoturva
Tiedot suojataan salatuilla yhteyksillä (TLS), pääsynhallinnalla, ylläpidon kaksivaiheisella tunnistautumisella ja varmuuskopioilla. Tietoihin pääsevät vain ne, joiden tehtävät sitä edellyttävät. Tarkemmat toimenpiteet on kuvattu käsittelysopimuksen liitteessä B.
4.10 Muutokset
Päivitämme selostetta, kun käsittely muuttuu. Olennaisista muutoksista ilmoitamme asiakkaille sähköpostitse. Selosteen päivityspäivä näkyy sen alussa.